2023년도 대한이식학회 제19차 춘계학술대회 준비 사무국(이하 ‘사무국’이라 함)은 참가자의 개인정보 보호를 중시하며, “정보통신망 이용촉진 및 정보보호 등에 관한 법률”, “개인정보보호법”, “통신비밀보호법”, “전기통신사업법 및” 기타 개인정보 보호에 관한 관련법률을 준수합니다. 사무국은 “본 개인정보 취급방침”(이하 ‘본 방침’이라 함)을 통해 사무국이 취하고 있는 참가자의 개인정보 처리 기준과 그 보호조치 등을 알려 드립니다.

본 방침은 2023년도 대한이식학회 제19차 춘계학술대회 (이하 ‘행사’라 함) 공식 사이트(이하 ‘홈페이지’라 함) 이외의 링크된 사이트에서는 적용 되지 않습니다.

1조. 수집하는 개인정보의 항목 및 이용목적

사무국이 참가자의 개인의 정보를 수집하는 목적은 행사의 준비 및 운영 시, 참가자에 대한 원활한 서비스 제공을 위해 필요한 정보로서 다음과 같이 개인정보를 구분하여 수집, 이용하고 있습니다.

1. 수집하는 개인정보 항목

가) 필수입력정보
참가자의 최초 가입(이하 ‘Sign up’이라 함) 시, 사무국은 아래의 내용을 필수입력사항으로 수집합니다. 본 사무국이 수집하는 필수입력정보의 이용목적은 아래 ‘1조 2항. 개인정보의 수집 및 이용목적’을 참고 바랍니다.- ID, 비밀번호, 이메일 주소, 성명(국/영문), 소속정보(근무처, 부서 또는 학과명), 학위, 직위, 전화번호(개인 휴대전화번호 또는 직장), 의사면허번호(또는 간호사면허번호), (성별 또는 Title 등의 구분정보(Mr., Ms., Prof., Dr. 등)

나) 선택입력정보
참가자의 Sign up 시, 경우에 따라 사무국은 아래의 내용을 선택적 입력사항으로 지정하여 수집합니다. 하기 정보 미 입력 시 행사참가 등록에는 문제가 없으나, 일부 원활한 서비스를 제공받지 못하실 수 있으며 이에 대해 사무국은 책임을 지지 않습니다.- 국제회의 준비/운영 업무의 특성상 추가로 필요하다고 판단되는 참가자 본인관련 세부정보 예) 소속기관 내 직위, 의사면허번호(또는 간호사면허번호), 특이식단 정보 등- 기타 행사의 특성상, 참가자가 직접 올릴 수 있는 제3자 관련 정보
예) 동반자 정보, 공동저자 또는 교신저자 관련정보, 정식으로 행사에 대한 Sign up 및 등록을 마친 제3의 참가자가 올리는 Presenting Author 정보

다) 자동생성정보
서비스 이용과정이나 사업처리 과정에서 아래의 정보들이 자동으로 자동생성 되어 수집될 수 있습니다.- IP Address, 쿠키, 방문 일시, 서비스이용 기록, 불량이용 기록

라) 각종 결제정보
등록비, 별도 프로그램 참가비 등의 결제과정에서 아래와 같은 결제 정보들이 수집될 수 있습니다.- 신용카드 결제 시: 카드사명, 카드번호, 카드 유효기간 등
– 계좌이체 시: 은행명(Swift Code 포함), 계좌번호 등

마) 추가 요청정보: 홈페이지 외 업무진행 과정
특별한 경우, 사무국은 아래와 같은 신분정보가 포함된 서류를 요청할 수 있습니다. 해당 서류의 관리 및 파기는 본 방침 ‘3조. 개인정보의 목적 외 사용 및 제3자에 대한 제공 및 공유에 대한 동의’, ‘5조 개인정보의 보유 및 이용기간’, ‘6조. 개인정보 파기절차 및 방법’을 근거로 한 방식에 따라 진행되며, 그 용도에 대해서는 하기 ‘1조 2항. 개인정보의 이용목적 목적’을 참고 바랍니다. 물론 참가자는 상기 추가정보 제공을 거부할 수 있으나, 이 경우 본 사무국의 방침과 상관 없이 국가기관, 또는 금융기관 등의 행정절차에 기인한 문제로 일부 필요한 서비스를 제공 받지 못하실 수 있으며, 이에 대해 사무국은 책임을 지지 않습니다. – 주민등록번호, 외국인등록번호 또는 여권번호 (경우에 따라 해당 서류 사본), 재직 증명서 사본
– 신용카드 정보, 계좌번호 및 Swift Code 등 통장관련 정보 (경우에 따라 해당 서류 사본)

2. 개인정보의 수집 및 이용목적

가) 참가자 관리
– 행사 홈페이지에서 제공하는 서비스 이용을 위한 본인 확인, 참가자의 Sign up 및 등록여부 확인- 행사 비 관련자나, 불순한 목적을 지닌 자의 부정이용 방지와 비인가 사용 방지- 행사 Sign up 또는 Log in 의사 확인- 참가자 본인의 불만 및 요청사항 등에 대한 민원처리 (정당한 행사 Sign up 및 등록을 마친 제3자가 올린 Presenting Author, 공동저자 또는 교신저자, 동반자 정보도 본 업무 진행 시 활용 대상에 포함)- 주요 공지사항 전달- 참가자 탈퇴의사 확인- 기타 분쟁조정을 위한 기록보존

나) 서비스 제공에 관한 계약 이행 및 서비스 제공에 따른 등록비 등 비용정산
– 참가자 편의제공을 위한 의전(해당자의 경우만), 수송, 식음료 운영계획의 수립에 활용- 각종 안내물, Newsletter 등의 컨텐츠 제공 및 VISA 발급 초청장 발송 등 참가자 요청 서비스 제공- 등록비 등에 대한 청구서 발송, 비용결제 및 비용추심- 신청사항 또는 결제관련 확인, 각종 민원처리 시 본인인증

2조. 개인정보의 수집방법 및 수집에 대한 동의

사무국은 서비스 계약의 성립 및 이행에 필요한 최소한의 개인정보를 수집하며, 참가자에 대한 개인식별이 가능한 개인정보를 수집 할 때는 반드시 아래의 적법한 절차에 따라 사용자의 동의를 받습니다.

가) 개인정보 수집방법
사무국은 다음과 같은 방법으로 개인정보를 수집합니다.- 홈페이지 사전등록, 현장(사전홍보 및 현장등록 등), 서면양식, 전화, 팩스, 이메일 등- 경우에 따라 협력단체 또는 협력사(온라인 결제대행사, 투숙 호텔, 여행사 등)

나) 개인정보 수집에 대한 동의 절차
참가자의 개인정보 수집과 관련하여 사무국은 본 방침을 통해 그 내용을 고지하고 있으며, 참가자가 그 내용에 대해 ‘동의’ 버튼을 클릭하면 개인정보 수집에 동의한 것으로 봅니다.

3조. 개인정보의 목적 외 사용 및 제3자에 대한 제공 및 공유에 대한 동의

사무국은 참가자의 개인정보를 ‘1조 2항. 개인정보의 수집 및 이용목적’에서 고지한 범위 내에서 사용하며, 원칙적으로 참가자 본인의 사전 동의 없이는 그 범위를 초과해 이용하거나 외부에 공개하지 않습니다.
만일 본 방침에 명시된 범위를 넘어 참가자의 개인정보를 제공/공유하는 경우, 사무국은 사전에 당사자에게 해당 정보의 내용, 제공/공유하는 목적, 해당정보 피 제공/공유자의 신분 및 주 사업내용, 공유정보의 보유 및 이용기간 등에 대해 본 방침, 전자우편, 서면 중 하나를 통해 고지 후 이에 대한 동의를 구합니다.
다만 아래의 경우는 관련 법령의 규정에 의하여 회원의 동의 없이 개인정보를 제공하는 것이 가능합니다.

1. 서비스 제공에 따른 등록비 정산 등을 위해 필요한 경우
2. 행사관련 인쇄물(프로그램북, 발표자료집, 초록집, 논문집)에 수록되는 경우 하기 일부 정보
   ① 인쇄물 제작업체: 성명(국영문), 소속, 국가, 이메일, 발표제목, 공동저자 정보(좌기 동일) 등
3. 당사자가 항공권 제공 또는 의전수송 대상자이거나, 특이식단자 등으로 사무국이 관련된 협력업체와 함께 특별한 조치를 취해 주어야 하는 경우 하기 일부 정보(참가자 본인이 사무국에 직접 제공한 경우)
   ① 의전업체 또는 항공사: 성명(국영문), 소속, 국가, 항공일정 등(경우에 따라 여권정보)
   ② 호텔: 성명(국영문), 소속, 국가, 특이식단 정보, 여권정보, 카드정보 (경우에 따라 항공일정)
4. 원활한 행사운영을 위한 각종 통계작성, 또는 학술연구를 위해 필요한 경우로서 특정개인을 알아 볼 수 없는 형태로 가공하여 제출하는 경우
5. 본 사무국의 상위 기관인 국내 및 국제기관의 참가자 DB 이관요청의 경우
6. 행사 관련 재정지원 국가기관이 결과보고를 위해 요구하는 아래의 일부 정보
   ① 한국관광공사: 참가자 성명(국영문), 소속, 국가, 이메일 등
   ② 서울관광마케팅 서울컨벤션뷰로: 참가자 성명(국영문), 소속, 국가, 이메일 등
   ③ 기타 지원기관: 참가자 성명(국영문), 소속
7. 금융실명거래 및 비밀보장에 관한 법률, 신용정보의 이용 및 보호에 관한 법률, 전기통신기본법, 전기통신 사업법, 지방세법, 소비자보호법, 한국은행법, 형사소송법 등 법률에 특별한 규정이 있는 경우
8. 수사목적으로 법령에 정해진 절차와 방법에 따라 수사기관의 요구가 있는 경우

4조. 개인정보의 취급위탁

사무국은 참가자들에게 좀 더 전문화된 서비스를 제공하기 위해 아래와 같이 개인정보를 위탁하고 있으며, 관계법령에 따라 위탁계약 시 개인정보가 안전하게 관리될 수 있도록 필요한 사항을 규정하고 있습니다. 사무국의 개인정보 위탁처리 기관 및 위탁업무 내용은 아래와 같습니다.

5조. 개인정보의 보유 및 이용기간

참가자의 개인정보는 원칙적으로 수집 및 이용목적이 달성되면 지체 없이 파기합니다. 단, 다음의 정보에 대해서는 아래의 이유로 명시한 기간 동안 보존합니다.

가) 사무국 내부 방침에 의한 정보보유 사유
1) 허위등록 기록
– 내 용: 불순한 목적으로 등록한 허위 등록자 정보 (예. 불법체류 목적 비자초청장 발급요청 등)
– 보존사유: 부정이용 방지
– 보존기간: 학술대회 종료 시까지2) 행사 외 행사와 연계된 타 행사 홍보/안내물 수신에 동의한 참가자의 연락처 및 소속정보
– 내 용: 성명(국/영문), 이메일 주소, 국가, 소속정보(근무처, 부서 또는 학과명), 직위
– 우편물 수령지 주소 및 전화번호(직장 또는 자택)
– 보존사유: 기타 홍보/안내물 수신에 대한 참가자 본인의 동의
– 보존기간: 참가자 본인이 동의한 타 행사 종료 시점까지3) 등록비 환불신청자 기록 – 내 용: 상기 동조동항 ‘2)’ 상 수록정보 외 등록 및 결제정보 전반 – 보존사유: 사후 환불업무 처리를 위한 보관 – 보존기간: 등록정책에 명시된 환불처리 완료 기간까지, 단 동조 2항 ‘1)’, ‘2)’에 해당하는 정보는 2항의방침에 따름

나) 관련법령에 의한 정보보유 사유
상법, 전자상거래 등에서의 소비자보호에 관한 법률 등 관계법령의 규정에 의해 보존할 필요가 있는 경우 사무국은 관계법령에서 정한 일정한 기간 동안 참가자 정보를 보관합니다. 이 경우 사무국은 그 정보를 보관의 목적으로만 이용하며 그 보존기간은 아래와 같습니다.1) 등록비 결제 및 서비스 제공 관련 기록
– 보존근거: 전자상거래 등에서의 소비자보호에 관한 법률
– 보존기간: 5년2) 전자금융 거래에 관한 기록
– 보존근거: 전자금융거래법
– 보존기간: 5년3) 참가자 불만 또는 분쟁처리에 관한 기록
– 보존근거: 전자상거래 등에서의 소비자보호에 관한 법률
– 보존기간: 3년4) 홈페이지 방문기록
– 보존근거: 통신비밀보호법
– 보존기간: 3개월

6조. 개인정보 파기절차 및 방법

사무국의 개인정보 파기절차 및 방법은 다음과 같습니다.

1) 파기절차
참가자가 등록을 위해 입력한 정보는 목적이 달성된 후 별도의 DB로 옮겨져(종이의 경우 별도의 서류함) 내부 방침 및 기타 관련 법령에 의한 정보보호 사유에 따라(‘5조. 개인정보의 보유 및 이용기간’ 참조) 일정기간 저장된 후 파기합니다. 단 본 방침 ‘3조. 개인정보의 목적 외 사용 및 제3자에 대한 제공 및 공유에 대한 동의 중 5항, 6항’) 에 의거하여 해당 기관 또는 단체로 DB 또는 일부 개인정보의 이관이 이루어진 경우, 사무국에서는 본 방침에 따라 정보를 관리 또는 파기하게 되나, 이관된 정보의 관리 또는 파기는 해당 대한영상의학회 자체의 개인정보 취급방침에 따라 처리되며, 이에 기인해 파생되는 결과는 사무국과는 무관합니다.2) 파기방법
종이에 출력된 개인정보는 분쇄기로 분쇄, 또는 소각을 통해 파기합니다. 전자파일 형태로 저장된 개인정보는 기록을 재생할 수 없는 기술적 방법을 통해 삭제합니다.

7조. 개인정보 자동수집장치의 설치/운영 및 거부에 관한 사항

가) 쿠키란?- 사무국은 맞춤화 된 서비스를 제공하기 위해 참가자의 정보를 저장하고 수시로 불러오는 ‘쿠키’를 사용합니다.- 쿠키는 홈페이지를 운영하는데 이용되는 서버가 참가자의 브라우저로 보내는 아주 작은 텍스트 파일로 컴퓨터의 하드디스크에 저장됩니다. 이후 이용자가 홈페이지에 접속할 경우 홈페이지 서버는 이용자의 하드 디스크에 저장되어 있는 쿠키의 내용을 읽어 참가자의 환경설정을 유지하고 맞춤화 된 서비스를 제공하기 위해 이용됩니다.- 쿠키는 개인 식별정보를 자동으로 수집하지 않으며, 참가자는 언제든 쿠키의 저장을 거부하거나 삭제할 수 있습니다.

나) 쿠키의 사용 목적- 홈페이지를 방문한 참가자들의 방문 및 이용형태, 보안접속여부, 이용자 규모 등을 파악, 최적화 된 서비스를 제공하기 위해 사용 됩니다.

다) 쿠키의 설치/운영 및 거부
– 참가자는 웹브라우저의 옵션을 설정함으로써 모든 쿠키를 허용하거나, 쿠키가 저장 될 때마다 확인을 거치거나, 모든 쿠키의 저장을 거부하는 등 쿠키의 설치 여부를 선택할 수 있습니다.
– 다만 쿠키의 저장을 거부할 경우, Log in이 필요한 일부 서비스는 이용에 문제가 있을 수 있습니다.
– 쿠키 설치 허용여부 지정방법(Internet Explorer의 경우)은 다음과 같습니다. ■ 설정방법
* 웹 브라우저 상단의 [도구] 메뉴의 [인터넷 옵션] 선택
* [개인정보 탭] 클릭
* [개인정보 취급수준] 설정

8조. 개인정보의 기술적/관리적 보호대책

참가자들의 개인정보를 취급함에 있어 개인정보의 분실, 도난, 누출, 변조 또는 훼손되지 않도록 사무국은 다음과 같은 기술적/관리적 대책을 강구하고 있습니다. 단 참가자 본인의 부주의나 인터넷 상의 문제로 ID, 비밀번호 등 개인정보가 유출 되어 발생한 문제에 대해 사무국은 책임을 지지 않습니다.

가) 비밀번호 암호화
– 참가자의 비밀번호는 암호와 되어 저장 및 관리되고 있어 본인만이 알고 있으며, 개인정보의 확인 및 변경도 비밀번호를 알고 있는 본인에 의해서만 가능합니다.

나) 해킹 등에 대비한 대책
– 사무국은 해킹이나 바이러스 등에 의해 참가자의 개인정보가 유출 또는 훼손 되는 것을 막기 위해 최선을 다하고 있습니다.
– 개인정보의 훼손에 대비해서 자료를 수시로 백업하고, 최신 백신프로그램을 이용, 자료가 누출 되거나 손상되지 않도록 방지하고 있으며, 암호화통신 등을 통해 네트워크 상에서 개인정보를 안전하게 전송 할 수 있도록 하고 있습니다.
– 참가자들의 개인정보는 전적으로 ID 와 비밀번호에 의해 관리되고 있습니다. 따라서 어느 누구에게도 ID 와 비밀번호를 알려주어서는 아니 되며, 작업 종료 시에는 반드시 logout 해주시기 바랍니다. 이는 타인과 컴퓨터를 공유하는 인터넷 까페나 도서관 같은 공공장소에서 컴퓨터를 사용하는 경우에 귀하의 정보의 보호를 위하여 필요한 사항입니다.
– 침입차단시스템을 이용 외부로부터의 무단 접근을 통제하고 있으며, 기타 시스템적으로 보안성을 확보하기 위한 가능한 모든 기술적 장치를 갖추려 노력하고 있습니다.

다) 취급 직원의 최소화 및 교육
– 사무국의 개인정보관련 취급 직원은 담당자에게 한정시키고 있고 이를 위한 별도의 비밀번호를 부여하여 정기적으로 갱신하고 있으며, 담당자에 대한 수시 교육을 통해 사무국의 본 방침 준수를 항상 강조하고 있습니다.
– 개인정보 관련 취급자의 업무 인수인계는 보안이 유지된 상태에서 철저하게 이루어지고 있으며, 입사 및 퇴사 후 개인정보 사고에 대한 책임을 명확화 하고 있습니다.

9조. 개인정보관리책임자 및 담당자

참가자는 사무국의 서비스를 이용하며 발생하는 모든 개인정보보호 관련 민원을 사무국의 개인정보관리책임자, 또는 담당부서로 신고할 수 있으며, 이에 대해 사무국은 신속하고 충분한 답변과 도움을 드리겠습니다.

기타 개인정보 침해에 대한 신고나 상담이 필요하실 경우에는 아래 기관이 문의해 주시기 바랍니다.

10조. 고지의 의무

현 본 개인정보처리방침의 내용추가, 삭제 및 수정이 있을 경우, 사무국은 이를 개정 최소 7일 전부터 홈페이지의 ‘공지사항’을 통해 변경 이유 및 내용 등을 고지합니다. 다만 개인정보의 수집 및 활용, 제3자 제공 등과 같이 참가자의 권리와 관련된 중요한 변경이 있을 경우, 최소 30일 전에 이를 고지합니다.